Polityka prywatności Frontlo

Wersja 1.2 · obowiązuje od 28 października 2026

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w platformie Frontlo: w panelu dla klinik (app.frontlo.com), na stronach internetowych klinik zbudowanych we Frontlo oraz w aplikacji mobilnej Frontlo dla pacjentów (także w aplikacjach publikowanych pod nazwą kliniki).

1. Kim jesteśmy

Operatorem platformy jest WEBSITTERS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą we Wrocławiu, ul. Aleksandra Hercena 10, 50-453 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000946109, NIP 8992915384, REGON 521002056 (dalej: „Frontlo”, „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected] albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — we wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na powyższy adres.

2. Kto jest administratorem Twoich danych

Frontlo dostarcza klinikom (gabinetom, salonom) oprogramowanie. Dlatego to, kto decyduje o Twoich danych, zależy od tego, w jakiej sprawie je przetwarzamy:

W sprawach, w których administratorem jest klinika, cele, podstawy prawne i okresy przechowywania określa polityka prywatności kliniki — znajdziesz ją na stronie kliniki i w aplikacji (Moje → Ustawienia). Dane kontaktowe kliniki są tam również. Frontlo nie sprzedaje danych pacjentów, nie wykorzystuje ich do własnego marketingu i nie udostępnia ich innym klinikom.

3. Użytkownicy panelu klinik

Jakie dane

• imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, stanowisko, zdjęcie profilowe (jeśli zostanie dodane);
• dane klinik i dane do faktur (nazwa firmy, NIP, adres);
• dane logowania i bezpieczeństwa (hasło w postaci skrótu, sesje, adres IP, dziennik działań w panelu);
• zapis akceptacji regulaminu i umowy powierzenia (wersja, data, adres IP, przeglądarka);
• historia pakietu i płatności, korespondencja i zgłoszenia do nas;
• treści wpisywane do funkcji AI (jeśli z nich korzystasz).

W jakim celu i na jakiej podstawie

• założenie i prowadzenie konta, świadczenie usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa);
• faktury i rozliczenia — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);
• bezpieczeństwo platformy, wykrywanie błędów i nadużyć, dowód akceptacji dokumentów, dochodzenie i obrona roszczeń, wiadomości o zmianach w usłudze, wsparcie techniczne — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Frontlo);
• informacje o nowościach Frontlo — tylko za zgodą, którą można wycofać w każdej chwili.

Członków zespołu dodaje do panelu klinika. Ich dane w zakresie pracy w klinice (np. grafik, przypisane wizyty, wpisy w dokumentacji) przetwarzamy w imieniu kliniki.

Jak długo

Przez czas trwania umowy, potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń; dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Pacjenci — aplikacja Frontlo i strony klinik

Jakie dane

• numer telefonu (logowanie kodem SMS), imię, nazwisko, opcjonalnie e-mail, data urodzenia i płeć;
• adres dostawy i telefon do kuriera (przy zamówieniu z wysyłką), dane osoby obdarowanej voucherem;
• wizyty, zamówienia, vouchery, pakiety, subskrypcje, punkty i nagrody, wiadomości z kliniką, opinie;
• płatności — kwota i status; dane karty wpisujesz w okno operatora płatności Stripe (także Apple Pay i Google Pay) i nie trafiają one do Frontlo ani do kliniki;
• zgody (regulamin, marketing, pomiar reklam, statystyki) z datą i miejscem ich udzielenia;
• dane techniczne: token urządzenia do powiadomień push, platforma i wersja aplikacji, adres IP i przeglądarka przy korzystaniu ze strony kliniki, raporty błędów aplikacji (pkt 5), statystyki odwiedzin strony i ekranów aplikacji (pkt 6);
• dokumentacja zabiegowa i informacje o zdrowiu — wyłącznie jeśli prowadzi je klinika w swoim panelu (pkt 8). Aplikacja i strona kliniki nie zbierają danych o zdrowiu.

Po co

Żeby umożliwić rezerwację wizyt, zakupy i płatności, wysyłać potwierdzenia i przypomnienia (SMS, e-mail, push), prowadzić konto w programie lojalnościowym kliniki, kontakt z kliniką, liczyć odwiedziny strony i aplikacji kliniki oraz — za Twoją zgodą — wysyłać informacje marketingowe kliniki, prowadzić dokładniejsze statystyki i mierzyć jej reklamy (pkt 6). Konto w aplikacji Frontlo prowadzimy na podstawie umowy o korzystanie z aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a jego bezpieczeństwo i raporty błędów — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Klinika może ustawić automatyczne oferty i nagrody zależne od historii konta (np. urodziny, liczba wizyt, punkty). Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały.

Uprawnienia aplikacji

• powiadomienia — przypomnienia o wizytach i wiadomości od kliniki (możesz je wyłączyć w systemie);
• aparat — tylko gdy sam skanujesz kod QR (np. kod kliniki); obraz nie opuszcza telefonu;
• śledzenie (iPhone, okno „Zezwól na śledzenie”) — pojawia się tylko, gdy włączysz „Dopasowane reklamy” (pkt 6); przełącznik „Statystyki” go nie wymaga.

Aplikacja nie korzysta z lokalizacji, kontaktów, zdjęć ani mikrofonu, nie zawiera zewnętrznych bibliotek reklamowych, nie wyświetla reklam i nie odczytuje identyfikatora reklamowego urządzenia (IDFA / AAID).

5. Raporty błędów i bezpieczeństwo

Panel, serwer i aplikacja wysyłają raporty błędów i dane o wydajności do Sentry (model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, przebieg błędu). Raporty z aplikacji nie są powiązane z Twoim kontem i nie zawierają treści wizyt ani danych o zdrowiu. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — wykrywanie i naprawa błędów. Raporty są usuwane automatycznie po okresie przechowywania ustawionym w Sentry.

6. Statystyki odwiedzin i pomiar reklam kliniki

Statystyki odwiedzin

Frontlo liczy dla kliniki odwiedziny jej strony internetowej i aplikacji, żeby klinika widziała w panelu, ile osób ją odwiedza i skąd przychodzą. Administratorem tych danych jest klinika, Frontlo przetwarza je w jej imieniu (umowa powierzenia). Dane zostają we Frontlo — nie są przekazywane do zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych.

• bez zgody — tylko odsłony stron i ekranów oraz wejścia: adres strony (bez parametrów) lub nazwa ekranu aplikacji, przy wejściu z zewnątrz — adres (host) strony odsyłającej i parametry kampanii (UTM), rodzaj urządzenia (telefon, tablet, komputer) i kraj. Bez plików cookies, bez identyfikatorów i bez zapisu adresu IP (adres IP służy tylko chwilowo do ochrony przed nadużyciami). Podstawa: prawnie uzasadniony interes kliniki — statystyka odwiedzin (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• za zgodą — na stronie zgoda na analitykę (statystykę) w banerze, w aplikacji przełącznik „Statystyki”: dodatkowo losowy identyfikator przeglądarki lub instalacji aplikacji i identyfikator sesji, dzięki którym klinika widzi liczbę unikalnych odwiedzających, sesje i źródło wizyty, z której przyszła rezerwacja lub zakup. Na stronie zapisujemy je w plikach cookies _fl_vid (13 miesięcy) i _fl_sid (do 30 minut bez aktywności), w aplikacji — w pamięci telefonu. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej).

Pojedyncze zdarzenia przechowujemy 90 dni, a sumy dzienne bez danych osobowych — 25 miesięcy. Zgodę wycofasz przez „Ustawienia cookies” na stronie kliniki albo przełącznikiem „Statystyki” w aplikacji — aplikacja usuwa wtedy identyfikator instalacji.

Pomiar reklam (Meta, Google, TikTok) — tylko za zgodą

Klinika może mierzyć skuteczność swoich reklam w Meta (Facebook, Instagram), Google (Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager) i TikTok. Administratorem tych danych jest klinika, Frontlo przekazuje je w jej imieniu. Bez Twojej zgody nic nie jest wysyłane.

Na stronie kliniki

Przy pierwszej wizycie strona pokazuje baner zgód. Narzędzia analityczne (Google Analytics) ładują się dopiero po zgodzie na analitykę, a narzędzia reklamowe (Meta, TikTok, Google Ads) — po zgodzie marketingowej. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” na stronie kliniki.

W aplikacji

Aplikacja ma dwa osobne przełączniki (przy zakładaniu konta i w Moje → Ustawienia → Zgody i prywatność), oba domyślnie wyłączone:

• „Dopasowane reklamy” — pomiar reklam w Meta i TikTok. Na iPhonie włączenie wymaga też zgody systemu (okno „Zezwól na śledzenie”, App Tracking Transparency) — jeśli jej nie dasz, przełącznik zostaje wyłączony;
• „Statystyki” — Google Analytics 4 kliniki oraz statystyki odwiedzin aplikacji z identyfikatorem instalacji (wyżej). Nie wymaga okna „Zezwól na śledzenie”.

Co jest wysyłane i skąd

• rodzaj zdarzenia (np. wysłanie formularza, rezerwacja, zakup, obejrzenie produktu), jego wartość i pozycje, identyfikator zdarzenia;
• przy zgodzie marketingowej — skróty SHA-256 adresu e-mail, numeru telefonu i identyfikatora konta (nie wysyłamy ich w jawnej postaci; imię i nazwisko nie są wysyłane), a ze strony kliniki także adres IP, przeglądarka, adres strony i identyfikatory z plików cookies platform (np. _fbp, _fbc, _ttp, _ga);
• zdarzenia ze strony wysyła przeglądarka, a formularze, rezerwacje i zakupy — także serwer Frontlo (Meta Conversions API, Google Analytics 4 Measurement Protocol, TikTok Events API), z tym samym identyfikatorem, żeby nie liczyć ich podwójnie; zdarzenia z aplikacji i odnowienia subskrypcji wysyła tylko serwer.

Która decyzja obowiązuje

Zdarzenia ze strony zawsze korzystają z wyboru z banera w tej przeglądarce. Dla zdarzeń bez przeglądarki (z aplikacji i odnowień subskrypcji) obowiązuje Twoja najnowsza decyzja zapisana na koncie — osobno dla reklam i dla statystyk: przełącznik w aplikacji („Dopasowane reklamy” albo „Statystyki”) albo wybór z banera na stronie kliniki (zgoda marketingowa albo na analitykę), gdy zalogowany robisz tam zakup lub rezerwację. Późniejsze cofnięcie zgody wygrywa z wcześniejszą zgodą, a przy decyzjach z tej samej chwili — ostrożniejsza. Przełącznik w aplikacji pokazuje obowiązującą decyzję i miejsce, w którym ją podjąłeś. Ta sama zasada dotyczy identyfikatora instalacji w statystykach odwiedzin aplikacji.

Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej). Możesz ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Po wysyłce serwer usuwa dane do dopasowania (IP, skróty, cookies); log wysyłek bez tych danych przechowujemy 30 dni. Meta, Google i TikTok przetwarzają otrzymane dane na podstawie swoich warunków — w części jako odrębni administratorzy — i mogą je przekazywać poza EOG (pkt 9).

7. Usunięcie konta w aplikacji

Konto usuniesz w aplikacji: Moje → Ustawienia → Usuń konto (potwierdzenie kodem SMS), bez aplikacji na stronie app.frontlo.com/delete-account (kod SMS, wybór klinik) albo pisząc do kliniki lub na [email protected]. Usunięcie dotyczy wszystkich kont z Twoim numerem — we wszystkich klinikach. Aktywną subskrypcję płatną kartą trzeba najpierw anulować. Niewykorzystane vouchery, pakiety i punkty przepadają — aplikacja pokaże je przed usunięciem.

Usuwamy: dane kontaktowe, zgody, sesje i urządzenia, powiadomienia, czat, punkty, kampanie i koszyki.

Zostaje, bez danych kontaktowych:

• rozliczenia (zamówienia, płatności, wizyty, vouchery) — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (5 lat), art. 17 ust. 3 lit. b RODO;
• dokumentacja zabiegowa, jeśli klinika ją prowadzi — wraz z imieniem, nazwiskiem i datą urodzenia, przez 20 lat (pkt 8);
• ślad numeru telefonu — skrót numeru utworzony tajnym kluczem (HMAC-SHA256), lista klinik, w których miałeś konto, i daty. Bez numeru w jawnej postaci, imienia i e-maila. Służy temu, żeby promocje i nagrody „dla nowych klientów” nie były wykorzystywane przez wielokrotne zakładanie konta: jeśli wrócisz z tym samym numerem, założysz konto, ale bez bonusów dla nowych osób. Administratorem śladu jest Frontlo, podstawą — prawnie uzasadniony interes Frontlo i klinik w zapobieganiu nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ślad usuwamy automatycznie po 3 latach od ostatniego usunięcia konta. Możesz wnieść sprzeciw — napisz na [email protected].

8. Dokumentacja medyczna

Klinika może prowadzić we Frontlo kartę zabiegową: wywiad, opis zabiegów z użytymi preparatami, zgody podpisane w gabinecie i zdjęcia. Administratorem tych danych jest klinika — przetwarza je na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO i ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Klinika przechowuje dokumentację przez 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 tej ustawy) — usunięcie konta w aplikacji tego nie zmienia.

Dokumentacja jest dostępna tylko w panelu kliniki, osobom, którym klinika nadała uprawnienie. Pracownicy Frontlo nie mają do niej dostępu w panelu. Wyjątek: właściciel kliniki może na czas zgłoszenia (1, 24 lub 72 godziny) udzielić wsparciu Frontlo dostępu tylko do odczytu; może go odwołać w każdej chwili, a każdy odczyt jest zapisywany w dzienniku widocznym dla kliniki.

9. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu lub w imieniu kliniki:

• Hetzner Online — serwery i kopie zapasowe (Niemcy, Finlandia);
• Cloudflare — przechowywanie plików w Cloudflare R2 w strefie UE, DNS, ochrona ruchu;
• Amazon Web Services (Amazon SES) — wysyłka e-maili (region w UE);
• SMSAPI lub SerwerSMS — wysyłka SMS (Polska);
• Google Firebase Cloud Messaging (a na iPhone’ach także Apple Push Notification service) — powiadomienia push;
• Stripe — płatności kartą, Apple Pay i Google Pay; w zakresie przeciwdziałania oszustwom i obowiązków prawnych Stripe działa jako odrębny administrator;
• Sentry — raporty błędów;
• OpenAI — tylko gdy użytkownik panelu korzysta z funkcji AI (treści przesłane do funkcji);
• Fakturownia — wystawianie faktur dla klinik;
• Meta, Google, TikTok — tylko za Twoją zgodą i gdy klinika włączy pomiar reklam (pkt 6).

Aktualna lista podwykonawców dla danych pacjentów jest w umowie powierzenia. Dane możemy też przekazać organom uprawnionym na podstawie przepisów. Aplikację pobierasz z App Store lub Google Play — Apple i Google przetwarzają dane związane z pobraniem na podstawie własnych zasad.

Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA). Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

10. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w każdej chwili (w aplikacji — przełączniki „Dopasowane reklamy” i „Statystyki”, na stronie kliniki — „Ustawienia cookies”), bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

W sprawach, w których administratorem jest klinika (pkt 2), napisz do kliniki — jeśli napiszesz do nas, przekażemy żądanie klinice i pomożemy je wykonać. W pozostałych sprawach pisz na [email protected]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez numeru telefonu nie założysz konta w aplikacji, a bez danych rejestracyjnych — konta w panelu.

11. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy w postaci skrótu, pliki są prywatne i udostępniane przez czasowe, podpisane odnośniki, dane każdej kliniki są od siebie oddzielone, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby. Regularnie wykonujemy kopie zapasowe.

12. Pliki cookies

Panel Frontlo używa wyłącznie plików cookies i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania (logowanie, sesja, ustawienia wyglądu). Strony internetowe klinik używają niezbędnych plików cookies (np. koszyk, logowanie, zapamiętanie wyboru z banera), a analitycznych i reklamowych — tylko po zgodzie z banera, w tym pliki cookies statystyk odwiedzin _fl_vid (13 miesięcy) i _fl_sid (30 minut) — po zgodzie na analitykę (pkt 6). Bez zgody statystyki odwiedzin działają bez plików cookies. Szczegóły narzędzi wybranych przez klinikę opisuje jej polityka prywatności.

13. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w panelu, w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.